「忙しい」から解放されよう！GTDのススメ（入門編）

今日も忙しいですか？

「やらないといけない事がたくさんありすぎる」
「なんとなく不安だから、これも前倒しでやらないと」
「忘れていた仕事の期限が今日で、大慌てした」

そんな経験をした人も多いのではないかと思います。

今回は、そんな「忙しい」から解放してくれる思考術（考え方）
「GTD（Getting Things Done - ゲッティング・シングス・ダン）」
をご紹介します。

このGTDは本当にオススメなので、是非参考にして役立てて頂ければと思います。

GTDの解説に入る前に - 1

人間の記憶は、曖昧で不十分で、必要な時に必ずしも思い出されるものではないという事は十分理解されていると思います。
（逆にそんな事ないよ、という方はこのページを見る必要はないでしょう...）

なので、不意に思い出したタスクに計画を乱され、忘れているタスクがないか不安になり、それがストレスに繋がるのです。

GTDの本質は、これらのストレスから解放され、やるべき事に集中できる事だと思っています。

GTDの解説に入る前に - 2

あなたの職場や友人・知人に、いわゆる「指示待ち人間」のような人はいませんか？

そうなってはいけないと思う反面、「言われた事だけやればいいのは楽そうだなぁ」と感じる事もあるかと思います。

GTDを実践すると、「GTDという仕組みが、あなたが今日やるべき事を指示してくれるので、それだけを実行すれば良い」状態になります。

GTDの解説に入る前に - 3

ここまで読んでみて、どうでしたか？

「今日やらないといけない事はこれだけ！」と明確になっていて、「忘れている事はないから集中しよう！」となれば、きっと今までよりもスッキリとした状態で物事に取り組めるのではないかと思います。

ではここからGTDの解説に入っていきたいと思いますが、1点注意事項があります。

これから説明するGTDはあくまで入門編なので、本来のGTDを少し簡素化したものになります。
この入門編をやってみて、「やれそう」「もっと詳しく知りたい」という場合は、GTDに関する本を読んだり、GTDの考え方を深く理解する活動を進めても良いと思います。

GTDの全体像

まずGTDの全体像（ステップ）を説明します。
とても簡単ですので特に身構える必要はありません！気楽に読んでみてください。

全体の流れとしては、下記を日々繰り返していくだけです。

え、それだけ？と思うかも知れませんが、これだけです。

GTDの詳細

全体の流れが理解できたでしょうか。

続いて詳細を説明する前に、GTDを行うために必要なものを準備しましょう。

【準備】必要なものはこれだけ

以下のものを用意します。

たったこれだけです。さあ、初めていきましょう。

【収集】やる事を漏れなく集める

まずは、やる事を「一箇所に」集めます。（便宜上、今後 この集めたやる事を「やる事リスト」と表現します）
「トイレットペーパーを買う」から、「旅行に行く」や「英語を話せるようにする」まで、ありとあらゆるものを書き出していきましょう。

重要なのは、「一箇所」という事です。どこに集めるかは重要ではありません。
例えばこんな所に書き出してみましょう。

ちなみに、私はこのやる事リストの管理に Things3 というアプリを使っています。

【整理】具体的なタスクに分解し、期限を決める（もしくは先送りする）

「やる事リスト」が完成したら、これを整理していきましょう。

整理のステップは、以下の通りです。

• Step1. 今やるべき事か？

  Step1では、対象の「やる事」を「必要」「必要だが今ではない」「不要」の3つに分類しましょう。
  例えば以下のような形で整理していきます。

  • 「シャンプーを購入する」は、シャンプーを絶対に使うので「必要」
  • 「紛失していたペンを買い直す」は、ペンが見つかったので「不要」
  • 「新しいスマホを買う」は、スマホを欲しいが今のスマホもまだ使えるので「保留」

  分類ができたら、それぞれの結果に応じて以下のように進みます。

  • 必要 → Step2 へ
  • 保留 → いつ再検討するか（実施日）を定め、タスクリストに記録
  • 不要 → 「やる事リスト」から削除

• Step2. 作業内容が明確か？

  Step2では、Step1で「やる事」が必要な作業であると判断されたものになります。
  そこで、その「やる事」を実現するために具体的に何をすれば良いか明確になっているかを考えてみます。

  例えば、「シャンプーを購入する」という「やる事」であっても、明確かどうか異なってきます。

  • 明確なケース
    「適当に近くのドラッグストアに行って目についたものを買えばいい」
  • 明確でないケース
    「どのシャンプーなのか家族に聞かないといけない」
    「どこのお店で買えばいいんだろう」
    「そういえば割引券があったはずだけど今手元にない」

  ちょっと極端な例でしたが、このような形で判断できますね。
  では、本題に戻ります。

  作業内容が明確か？に対し、

  • YES → 実施日（＝期日）、ゴールを明確にし、タスクリストに記録
  • NO → Step3 へ

• Step3. タスクに分解可能か？

  Step3では、Step2の結果、「必要だけど、色々な準備をしなければ先に進めない」と判断された「やる事」を考えていきます。

  「タスク」は、基本的に1日のうちに処理できて、シンプルである必要があります。
  ですので、「やる事」を「タスク」に分解していく事を行います。

  先程の「シャンプーを購入する」を例に、分解してタスク化していきましょう。この時に、期日を意識すると良いです。

  • シャンプーが切れそうなのは後3日ぐらい
  • 余裕を持って、今日中に「どのシャンプーを買うのか」家族に聞いて、回答を得よう
  • 「割引券をテーブルに出しておいて」と、今日中に家族へお願いしておこう
  • 家族が割引券を出し忘れてしまうかもしれないから、明日に「割引券を回収したか」確認しよう

  一方で、やる事が「旅行に行く」や「自分の店を持つ」などの大きなもので、どんなタスクに分解すれば良いか・いつまでにやれば良いかの検討に時間がかかる場合は、『「やる事」を「タスクに分解する」』タスクをタスクリストに追加しましょう。

  長くなってしまいましたが、これで「やる事」が「タスク」化されました！

【実行】今日やるべき事をやる

ここまで来ればもう後は簡単です。

実施日が今日となっているタスクを確実にこなしていくだけです。

そして、実施日が今日になっているタスクをすべて完了させれば、後はもう何もする必要はありません。
（何故なら、様々なタスクの「実施日：今日」と決めたのはあなたです。他ならぬ自身がOKしたのですから、OKですよね）

GTDは素晴らしい思考術・管理手法です。すっきりした頭で、しっかりとこなしていきましょう。

GTDを続けていくために

GTDを続けていくために重要なのは、「やる事」を漏れなく記録する事です。
どんな些細なことでも、「あ、これやらないと」と思った瞬間に記録していくとうまくいきます。

そのために、「やる事リスト」へのアクセスを良くする事は非常に重要なポイントになります。

AppleWatchのSiriを活用してリマインダーへ登録させる手法や、小型のメモ帳を常に持ち運ぶなど、みなさんにあったやり方を探してみるのも良いかもしれません。

まとめ

入門編と言いながら、結構長くなってしまいました。

私もすぐにものを忘れてしまうのですが、GTDは2014年から取り組み始めて、長い間続いています。

繰り返しになってしまいますが、GTDは本当にオススメできますので、是非お試しください。

おまけ

GTDで整理したタスクをより集中して取り組みたい！という方には、ポモドーロタイマーを使った時間管理術をオススメします。

よければ、こちらの記事もみて頂ければ嬉しいです。

少しでもみなさんのお役に立てれば嬉しいです。
ありがとうございました。